Внедрение Битрикс24 для типографии полного цикла
В 2020 году компания столкнулась с реальностью пандемии: постоянные «рабочие» и «нерабочие дни», а сотрудники работают удалённо.
В связи с этим существенно увеличился срок обработки заказа клиента, так как менеджеры, дизайнеры, технологи и сотрудники допечатной подготовки больше не находились в одном помещении.
В связи с этим существенно увеличился срок обработки заказа клиента, так как менеджеры, дизайнеры, технологи и сотрудники допечатной подготовки больше не находились в одном помещении.
Участились ошибки:
• в печать уходили макеты, не проверенные дизайнером;
• срочные проекты терялись на производстве;
• менеджеры не знали точный срок готовности проекта;
• руководитель без ежедневного созвона с менеджерами не понимал их планируемых продаж.
• в печать уходили макеты, не проверенные дизайнером;
• срочные проекты терялись на производстве;
• менеджеры не знали точный срок готовности проекта;
• руководитель без ежедневного созвона с менеджерами не понимал их планируемых продаж.
Атмосфера в коллективе тоже начала накаляться, так как участившиеся ошибки сотрудники перекладывали друг на друга.
Сотрудники не видели, что происходит с заказом в других отделах, и много времени тратили на выяснение деталей по текущим заказам, на подготовку типовых документов и другие рутинные задачи.
Сотрудники не видели, что происходит с заказом в других отделах, и много времени тратили на выяснение деталей по текущим заказам, на подготовку типовых документов и другие рутинные задачи.
После встречи с компанией были выбраны самые важные задачи на внедрение CRM-системы:
• Обеспечить комфортную работу компании с возможностью удалённого режима работы;
• Сделать работу максимально прозрачной для сотрудников и руководства;
• Упростить подготовку типовых документов и автоматизировать возможные процессы;
• Снизить потерю клиентов и срок обработки заявки;
• Наладить взаимодействие между отделами.
Решение:
Для решения поставленных задач был выбран Битрикс24.
Был проведен аудит, в ходе которого были описаны бизнес-процессы компании, выявлены «узкие места», предложены варианты их расширения и описаны настройки для СРМ-системы.
• Обеспечить комфортную работу компании с возможностью удалённого режима работы;
• Сделать работу максимально прозрачной для сотрудников и руководства;
• Упростить подготовку типовых документов и автоматизировать возможные процессы;
• Снизить потерю клиентов и срок обработки заявки;
• Наладить взаимодействие между отделами.
Решение:
Для решения поставленных задач был выбран Битрикс24.
Был проведен аудит, в ходе которого были описаны бизнес-процессы компании, выявлены «узкие места», предложены варианты их расширения и описаны настройки для СРМ-системы.
В рамках работы над проектом были настроены следующие процессы:
1. Механика обработки входящих лидов:
• Определили регламентируемое время на обработку заявки клиента. В случае, если менеджер не успевает обработать заявку в обозначенное время, ему приходит напоминания о данной заявке. Если сотрудник не следует установленному регламенту, уведомление направляется руководителю отдела продаж, и он перераспределяет обращение клиента.
• Клиентам уходят автоматические сообщения о том, что их заявка взята в работу, а также о времени ответа и дополнительная маркетинговая информация.
• В зависимости от тематики запроса клиента и информации, выявленной менеджером, клиенты добавляются в специальные сегменты, по которым в дальнейшем направляется поддерживающая рекламная рассылка.
Итог: потери клиентов снизились на 30%
1. Механика обработки входящих лидов:
• Определили регламентируемое время на обработку заявки клиента. В случае, если менеджер не успевает обработать заявку в обозначенное время, ему приходит напоминания о данной заявке. Если сотрудник не следует установленному регламенту, уведомление направляется руководителю отдела продаж, и он перераспределяет обращение клиента.
• Клиентам уходят автоматические сообщения о том, что их заявка взята в работу, а также о времени ответа и дополнительная маркетинговая информация.
• В зависимости от тематики запроса клиента и информации, выявленной менеджером, клиенты добавляются в специальные сегменты, по которым в дальнейшем направляется поддерживающая рекламная рассылка.
Итог: потери клиентов снизились на 30%
2. Работа менеджера с клиентом
• Основная задача менеджера оперативно направить клиенту стоимость интересующих его работ и услуг. Для этого были разработаны типовые шаблоны коммерческих предложений. При нажатии одной кнопки в системе клиенту формируется готовое предложение, которое одновременно можно направить по электронной почте или в WhatsApp.
• После подтверждения клиентом заказа макет передается на проверку сотруднику для допечатной обработки. Сотрудник получает уведомление о поступающих на проверку макетах, видит все макеты в едином списке. Сотрудники ведут переписку по каждому отдельному макету в отдельном чате, таким образом всегда видно, на чем закончился диалог, кто и какую информацию ждет в настоящий момент.
• При необходимости дизайнер или специалист по допечатной подготовке может самостоятельно связаться с клиентом для уточнения деталей, при этом менеджер видит данную коммуникацию в сделке с клиентом.
• После подтверждения макетов и оплаты заказ передается на производство и менеджер видит, как его заказ перемещается по стадиям производства и когда ожидается его готовность.
Итог: подготовка, согласование и передача в работу заказа сократилась в 2 раза. Раньше на все согласования уходило несколько недель, сейчас редкие проекты выходят за 5-7 рабочих дней.
• Основная задача менеджера оперативно направить клиенту стоимость интересующих его работ и услуг. Для этого были разработаны типовые шаблоны коммерческих предложений. При нажатии одной кнопки в системе клиенту формируется готовое предложение, которое одновременно можно направить по электронной почте или в WhatsApp.
• После подтверждения клиентом заказа макет передается на проверку сотруднику для допечатной обработки. Сотрудник получает уведомление о поступающих на проверку макетах, видит все макеты в едином списке. Сотрудники ведут переписку по каждому отдельному макету в отдельном чате, таким образом всегда видно, на чем закончился диалог, кто и какую информацию ждет в настоящий момент.
• При необходимости дизайнер или специалист по допечатной подготовке может самостоятельно связаться с клиентом для уточнения деталей, при этом менеджер видит данную коммуникацию в сделке с клиентом.
• После подтверждения макетов и оплаты заказ передается на производство и менеджер видит, как его заказ перемещается по стадиям производства и когда ожидается его готовность.
Итог: подготовка, согласование и передача в работу заказа сократилась в 2 раза. Раньше на все согласования уходило несколько недель, сейчас редкие проекты выходят за 5-7 рабочих дней.
3. Работа на производстве
• В производство поступают уже проверенные заказы. В каждом заказе хранится информация о требуемых сроках готовности по договору, а так же о фактических срока начала и окончания работы (все сроки фиксируются автоматически). Сотрудникам производства не доступна коммерческая информация о заказе, его стоимости и контактных данных клиента.
• Начальник производства видит планируемый объем заказов, текущие заказы и сроки их выполнения. На основании этого может определять график работы сотрудников и корректно распределять нагрузку на оборудование.
• По готовности заказа менеджер автоматически получает уведомление и согласует с клиентом доставку. Если доставка осуществляется транспортом типографии, нажатием одной кнопки заказ со всей необходимой контактной информацией уходит к водителю, который видит все планируемые доставки на ближайшие дни.
• В производство поступают уже проверенные заказы. В каждом заказе хранится информация о требуемых сроках готовности по договору, а так же о фактических срока начала и окончания работы (все сроки фиксируются автоматически). Сотрудникам производства не доступна коммерческая информация о заказе, его стоимости и контактных данных клиента.
• Начальник производства видит планируемый объем заказов, текущие заказы и сроки их выполнения. На основании этого может определять график работы сотрудников и корректно распределять нагрузку на оборудование.
• По готовности заказа менеджер автоматически получает уведомление и согласует с клиентом доставку. Если доставка осуществляется транспортом типографии, нажатием одной кнопки заказ со всей необходимой контактной информацией уходит к водителю, который видит все планируемые доставки на ближайшие дни.
4. Прозрачность работы в компании
• Финансовый директор видит заявки в работе, планируемую сумму выставленных счетов, себестоимость заявок и прибыль от завершенных сделок.
• Руководитель отдела продаж видит нагрузку на каждого менеджера: количество звонков, писем, встреч, время телефонных разговоров, соблюдение установленных регламентов времени.
• Финансовый директор видит заявки в работе, планируемую сумму выставленных счетов, себестоимость заявок и прибыль от завершенных сделок.
• Руководитель отдела продаж видит нагрузку на каждого менеджера: количество звонков, писем, встреч, время телефонных разговоров, соблюдение установленных регламентов времени.
Благодаря внедрению Битрикс24 существенно упростились процессы в компании. Сотрудники смогли обрабатывать больше входящих заявок, снизились потери клиентов, благодаря чему выручка компании увеличилась в течение 6 месяцев после внедрения.
Рассчитать стоимость ваших работ